Quy trình đăng ký làm giấy khai tử giờ đây đã trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người chưa biết cách thực hiện. Bài viết sau đây sẽ cung cấp và hướng dẫn chi tiết về các bước làm giấy khai tử theo quy định mới nhất để bạn có thể thực hiện một cách thuận lợi.
Giấy khai tử là gì?
Giấy khai tử là một văn bản pháp lý chính thức được cấp bởi cơ quan hành chính hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, nhằm chứng nhận việc một người đã qua đời.
Vì sao cần làm giấy khai tử?
Từ góc độ pháp lý, việc đăng ký làm giấy khai tử được thực hiện nhằm chính thức xác nhận cái chết của một người và kết thúc mọi quan hệ pháp luật liên quan đến người đó.
Đây không chỉ là bước thiết yếu để Nhà nước cập nhật và theo dõi biến động dân số, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc xác định thời điểm và người thừa kế trong các vấn đề di sản thừa kế.
Ngoài ra, giấy khai tử còn giữ vai trò là chứng cứ pháp lý trong việc xác định tình trạng hôn nhân, đặc biệt trong trường hợp người vợ hoặc chồng muốn kết hôn lại sau khi mất đối tác hôn nhân.
Nội dung cần khai báo khi làm giấy khai tử
Theo khoản 2 Điều 4 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP, quy định về thủ tục làm giấy khai tử yêu cầu nội dung khai tử phải chứa các thông tin cụ thể sau:
- Họ, tên đệm và tên của người đã qua đời, cùng với năm sinh của họ;
- Số định danh cá nhân của người đã qua đời, nếu người đó có số đó;
- Địa điểm nơi người đó qua đời;
- Nguyên nhân dẫn đến cái chết;
- Thời gian cụ thể của cái chết, bao gồm giờ, ngày, tháng và năm theo lịch dương;
- Quốc tịch, đối với trường hợp người qua đời là công dân nước ngoài.
Các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi làm giấy khai tử
Các loại giấy tờ người thân khi đi đăng ký làm giấy khai tử cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai theo mẫu quy định
- Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử.
Đối với việc làm giấy khai tử xác định theo giấy báo tử được quy định như sau:
- Khi một người qua đời tại cơ sở y tế, Thủ trưởng của cơ sở đó sẽ cấp Giấy báo tử.
- Trong trường hợp cái chết do thi hành án tử hình, Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình sẽ cấp một giấy xác nhận thay thế cho Giấy báo tử.
- Nếu cái chết được Tòa án chính thức tuyên bố, Bản án hoặc quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án sẽ được sử dụng thay cho Giấy báo tử.
- Trong trường hợp cái chết xảy ra trên phương tiện giao thông, do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc có nghi vấn, văn bản xác nhận từ cơ quan công an hoặc kết quả giám định pháp y sẽ được dùng thay thế.
- Đối với các trường hợp khác không được liệt kê, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi phát hiện cái chết sẽ chịu trách nhiệm cấp Giấy báo tử.
Trách nhiệm làm giấy khai tử thuộc về ai?
- Người có nghĩa vụ đăng ký làm giấy khai tử bao gồm vợ, chồng, con cái, cha mẹ, hoặc các người thân thích khác của người đã qua đời.
- Nếu người mất không có người thân, trách nhiệm này sẽ thuộc về đại diện của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan.
Thẩm quyền cấp giấy khai tử
Theo quy định của Luật Hộ tịch 2014 tại Điều 32 và Điều 51, thẩm quyền cấp giấy khai tử được phân định như sau:
Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai tử trong các trường hợp:
Tại nơi cư trú cuối cùng của người đã qua đời.
Nếu không thể xác định được nơi cư trú cuối cùng, thẩm quyền sẽ thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã tại nơi người đó qua đời hoặc nơi thi thể được phát hiện.
Ủy ban nhân dân cấp huyện được quy định thẩm quyền đăng ký khai tử cho:
Người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài qua đời tại Việt Nam, tại nơi cư trú cuối cùng của họ ở Việt Nam.
Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng theo quy định, Ủy ban nhân dân cấp huyện tại nơi người đó qua đời hoặc nơi thi thể được phát hiện sẽ thực hiện đăng ký làm giấy khai tử.
Hướng dẫn làm giấy khai tử tại UBND
Bước 1: Nộp hồ sơ làm giấy khai tử
Người yêu cầu làm giấy khai tử cần thực hiện nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban Nhân dân cấp xã có thẩm quyền. Trong trường hợp cần nộp lệ phí đăng ký khai tử, việc này cũng sẽ được thực hiện tại đây.
Nếu có nhu cầu được cấp bản sao Trích lục khai tử, người yêu cầu cũng cần nộp phí tương ứng cho dịch vụ này.
Bước 2: Cán bộ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
Cán bộ tiếp nhận tại Bộ phận một cửa sẽ số hóa hồ sơ (chụp ảnh hoặc scan và chuyển thành tài liệu điện tử) và ký số vào hồ sơ điện tử theo quy định
Nếu hồ sơ nộp sau 15 giờ, người nộp sẽ nhận được Phiếu hẹn và kết quả sẽ được thông báo trong ngày làm việc tiếp theo. Có thể thông báo qua email, tin nhắn điện thoại, hoặc cả hai, tùy theo yêu cầu của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ sau đó được chuyển cho công chức phụ trách hộ tịch để xử lý.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, người nộp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ. Thông báo sẽ chỉ rõ loại giấy tờ và nội dung cần bổ sung.
Sau khi hồ sơ được bổ sung và hoàn thiện, quy trình tiếp nhận hồ sơ sẽ được thực hiện lại như đã mô tả.
Trường hợp hồ sơ không được bổ sung hoặc hoàn thiện
Nếu người nộp không thể bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ, cán bộ tiếp nhận sẽ báo cáo với Trưởng bộ phận một cửa. Trường hợp này, sẽ có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai tử.
Bước 3: Công chức tư pháp – hộ tịch đối chiếu hồ sơ
Khi hồ sơ cần được bổ sung hoặc hoàn thiện, hoặc không đáp ứng các điều kiện cần thiết để được xử lý, một thông báo về tình trạng hồ sơ sẽ được gửi đến Bộ phận một cửa. Điều này nhằm mục đích thông báo cho người nộp hồ sơ về những yêu cầu cần thực hiện tiếp theo.
Trong trường hợp cần thêm thời gian để kiểm tra, xác minh thông tin, hoặc do các nguyên nhân khác khiến không thể hoàn thành xử lý hồ sơ đúng hạn, công chức phụ trách hộ tịch sẽ lập Phiếu xin lỗi và hẹn một ngày mới để trả kết quả. Phiếu này sẽ chi tiết lý do của sự chậm trễ và thời gian dự kiến trả kết quả, và sau đó được chuyển đến Bộ phận một cửa để thông báo cho người yêu cầu.
Nếu hồ sơ được đánh giá là đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ đúng các quy định, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiến hành ghi nhận vào Sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử chung và thực hiện lưu trữ chính thức.
Bước 4: Kiểm tra các thông tin trên biểu mẫu
Nếu người yêu cầu đã xác nhận rằng thông tin là đồng nhất và hoàn chỉnh, hoặc nếu không có phản hồi từ họ sau khi hết thời hạn yêu cầu, thì công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiến hành ghi chép thông tin vào Sổ đăng ký khai tử. Sau đó, thông tin đăng ký làm giấy khai tử sẽ được cập nhật và lưu trữ chính thức trên Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
Bước 5: In trích lục khai tử và trả kết quả
Công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiến hành in Trích lục khai tử và sau đó trình lên Lãnh đạo Uỷ ban Nhân dân (UBND) để ký duyệt. Một khi đã được ký, Trích lục khai tử sẽ được chuyển đến Bộ phận một cửa để tiếp tục trả kết quả cho người yêu cầu.
Bước 6: Ký tên xác nhận và nhận kết quả
Người yêu cầu làm giấy khai tử sẽ tiến hành kiểm tra thông tin ghi trên Trích lục khai tử và Sổ đăng ký khai tử. Sau khi xác nhận thông tin chính xác, họ sẽ ký vào Sổ đăng ký khai tử và nhận Trích lục khai tử.
Quy trình làm giấy khai tử online
Bước 1: Nộp hồ sơ làm giấy khai tử tại Cổng dịch vụ công quốc gia
Để đăng ký làm giấy khai tử, người yêu cầu đăng ký làm giấy khai tử cần thực hiện các bước sau:
- Tải lên các giấy tờ và hồ sơ theo quy định.
- Trong trường hợp cần nộp lệ phí làm giấy khai tử, việc này có thể được thực hiện thông qua chức năng thanh toán trực tuyến được tích hợp sẵn trên Cổng dịch vụ công.
Sau khi hoàn tất các bước trên, việc nộp hồ sơ làm giấy khai tử trực tuyến sẽ được coi là đã hoàn thành.
Bước 2: Công chức Bộ phận một cửa xử lý hồ sơ
Công chức tại Bộ phận một cửa sẽ kiểm tra hồ sơ để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, thống nhất và hợp lệ.
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ:
- Hồ sơ sẽ được chuyển đến công chức phụ trách công tác hộ tịch để tiếp tục xử lý.
- Trong trường hợp hồ sơ được tiếp nhận sau 15h00 và không thể xử lý ngay, một Phiếu hẹn sẽ được cấp, và kết quả sẽ trả cho công dân vào ngày làm việc tiếp theo.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ:
- Người yêu cầu sẽ nhận được văn bản hướng dẫn cụ thể về các giấy tờ cần bổ sung hoặc điều chỉnh.
- Sau khi hồ sơ được bổ sung hoàn chỉnh, quy trình sẽ quay trở lại bước kiểm tra hồ sơ (2.1).
Nếu người yêu cầu không bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ:
Công chức sẽ báo cáo Trưởng bộ phận một cửa và có văn bản từ chối xử lý yêu cầu làm giấy khai tử.
Bước 3: Công chức phụ trách hộ tịch thẩm tra hồ sơ
Công chức này sẽ kiểm tra hồ sơ để xác nhận tính thống nhất và hợp lệ của tất cả thông tin, giấy tờ và tài liệu kèm theo.
Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc không đáp ứng các điều kiện cần thiết:
Sẽ gửi thông báo về tình trạng của hồ sơ đến Bộ phận một cửa, để sau đó thông báo cho người nộp hồ sơ. Quy trình này sẽ quay về bước 2.2 hoặc 2.3 tùy thuộc vào tình hình cụ thể của hồ sơ.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ quy định:
Công tác ghi chép vào Sổ đăng ký khai tử sẽ được tiến hành, thông tin đăng ký làm giấy khai tử sẽ được cập nhật trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử chung và được lưu trữ chính thức.
Bước 4: In và Trả kết quả Trích lục khai tử
- Công chức phụ trách công tác hộ tịch sẽ tiến hành in Trích lục khai tử.
- Văn bản được trình lên Lãnh đạo Uỷ ban Nhân dân (UBND) để ký duyệt.
- Trích lục khai tử đã ký duyệt sẽ được chuyển đến Bộ phận một cửa, nơi sẽ thực hiện việc trả kết quả cho công dân.
Bước 5: Kiểm tra và Nhận Trích lục khai tử
- Công dân sẽ kiểm tra các thông tin ghi trên Trích lục khai tử và trong Sổ đăng ký khai tử để đảm bảo chính xác.
- Sau đó, công dân sẽ ký vào Sổ đăng ký khai tử để xác nhận thông tin.
- Cuối cùng, công dân nhận Trích lục khai tử đã được ký và xác nhận.